Электронный документооборот

Система электронного документооборота (ЭДО) - это информационная система, предназначенная для создания, обмена, обработки и хранения документов в электронной форме. Она упрощает рабочий процесс, повышает эффективность коммуникации и содействует автоматизации бизнес-процессов.

Виды систем электронного документооборота

Основные виды электронного документооборота – внутренний и внешний.

1. Внутренний ЭДО обслуживает все процессы внутри компании. Он практически не регламентируется на законодательном уровне: у каждого предприятия могут быть собственные правила, нормы, регламенты взаимодействия и обмена внутренними документами – корпоративными приказами, служебными и объяснительными записками, протоколами собраний или совещаний, заявлениями.
2. Внешний ЭДО обслуживает коммуникации предприятия с контрагентами – с партнерами, инвесторами, поставщиками, заказчиками посредством актов сдачи-приемки, счетов-фактур, договоров, накладных и т. п. Еще одна разновидность внешнего ЭДО – обмен документами с госорганами (например, с пенсионным фондом, налоговой службой или Фондом социального страхования), причем в некоторых случаях именно электронная форма является обязательным условием (например, сдача бухгалтерской отчетности за год или декларации НДС, работа с товарами, которые требуют маркировки, участие в закупках или торгах).

Еще одним критерием для классификации ЭДО может быть назначение документов. По этому параметру выделяют:

• Бухгалтерский ЭДО. Существенно упрощает и ускоряет работу с огромными массивами документов – с первичной документацией, отчетностью, всевозможными справками, счетами-фактурами. Поиск нужного файла занимает считанные секунды, документы согласовываются и подписываются значительно быстрее, отчеты сдаются вовремя и не содержат ошибок.
• Управленческий ЭДО. Уставы, положения, регламенты, приказы и распоряжения необходимы, чтобы упорядочить работу внутри компании. Система управленческого ЭДО автоматизирует и упрощает создание, обработку, согласование, подписание, обмен документами, позволяет держать под контролем быстроту и качество исполнения, вести архив, где хранится история всех бизнес-процессов предприятия.
• Кадровый ЭДО. До 99 % всей документации, связанной с трудовыми отношениями, сегодня можно перевести в цифровой формат. Это избавляет от необходимости хранить огромный бумажный архив. Правда, есть ряд документов, которые должны быть оформлены по старинке – на бумаге (например, журнал инструктажа по охране труда или приказ об увольнении).
• Складской ЭДО. В складском учете отражается все, что происходит с товаром при поступлении на склад: приемка, перемещение, списание и т. д. Если каждую процедуру сопровождать отдельной бумагой, потребуется вместительная кладовая для документов. Складской ЭДО избавляет от такой необходимости и заметно ускоряет процесс.
• Архивный ЭДО. Работа с любыми документами предполагает не только их обработку и передачу далее по этапу, но и хранение. В отличие от бумажного цифровой архив занимает гораздо меньше места, не требует оплачивать работу специально обученного архивариуса, а для поиска нужного документа потребуется знание реквизитов и совсем немного времени.

Помимо перечисленных видов ЭДО могут быть и другие, например: международный (когда контрагенты находятся в разных странах), производственный, технический, технологический, конфиденциальный (или секретный). Виды электронного документооборота будут зависеть от той сферы деятельности, которую они обслуживают.

Основные задачи ЭДО и какие функции он выполняет

Ключевая цель введения ЭДО – максимально оптимизировать, упростить и ускорить делопроизводство в компании, исключить лишние расходы.

Электронный документооборот решает сразу несколько задач:

• делает прозрачными все внутренние процессы;
• повышает эффективность управления;
• обеспечивает протоколирование и автоматический контроль всех процессов;
• дает возможность автоматизировать, унифицировать, оптимизировать бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля;
• обеспечивает экономию ресурсов за счет сокращения затрат на оргтехнику и ее обслуживание, на расходные материалы и услуги почты;
• облегчает контроль за передвижением документов, позволяет исключить долгие паузы в процессе их обработки;
• упрощает и делает дешевле ведение архива документов за счет использования их электронных версий.

«Функциональные обязанности» ЭДО определяются спецификой задач в каждой конкретной организации.

К основным функциям можно отнести:

• создание электронных вариантов документов и их регистрацию в системе;
• выбор необходимого формата для каждого документа;
• оформление ЭД с использованием унифицированных шаблонов (в том числе на бланке компании);
• согласование и подписание электронных версий;
• рассылка оповещений, отчетов;
• определение маршрута для каждого документа и контроль за его передвижением по внутреннему или внешнему контуру;
• при смешанном документообороте – контроль взаимодействия бумажного и электронного ДО, сохранение истории этого взаимодействия;
• формирование отчетов о передвижении документов, об исполнении задач, которые в них содержатся;
• ограничение прав доступа к определенным категориям документов.

Система электронного документооборота обеспечивает:

1. Обмен документами с клиентами и поставщиками.
• помощник регистрации в качестве участника ЭД;
• приглашение контрагентов к обмену по ЭДО из программы 1С;
• создание электронного документа из документа реализации информационной базы 1С;
• подписание электронного документа несколькими сотрудниками;
• отправка и получение электронных документов, проверка ответной подписи;
• создание корректировочных документов или аннулирование;
• автоматическое формирование документов учета по входящим электронным документам;
• автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя;
• быстрый поиск с помощью фильтров и отборов при подготовке ответа на требование ФНС.
2. Обмен документами с сотрудниками.
   
• посмотреть расчетный листок за любой период и подтвердить, что он с ним ознакомлен;
• уведомить об отсутствии (болезнь, опоздание);
• написать заявление на очередной отпуск или отпуск за свой счет;
• найти коллегу по работе в общем списке и узнать его рабочий телефон или почту;
• запросить справку 2-НДФЛ, справку с места работы;
• проверить свои персональные данные, которые хранятся в отделе кадров и заявить о необходимости их изменения.
3. Обмен документами с госорганами.
   
• сдача отчетности во все контролирующие органы: ФНС, СФР (ПФР+ФСС), Росстат, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор, ФТС и Банк России;
• онлайн-проверка регламентированной отчетности перед отправкой в контролирующие органы;
• отправка в контролирующие органы отчетов, подготовленных в других программах; неформализованная переписка с ФНС, СФР и Росстат;
• сверки с налоговой (запросы ИОН), в т.ч. по состоянию единого налогового счета (ЕНС) и принадлежности денежных средств, перечисленных в качестве единого налогового платежа (ЕНП); сверки с СФР (запросы ИОС);
• загрузка данных электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) из СФР и отправка реестров ЭЛН и реестров прямых выплат в СФР;
• автоматическое заполнение сведений о принятых и уволенных сотрудниках и их отправка в СФР, а также отправка макетов пенсионных дел;
• отправка форм федерального статистического наблюдения в Банк России;
• получение требований и уведомлений из контролирующих органов.
4. Внутренний документооборот компании.
   
• централизованное и безопасное хранение внутренних деловых отчетов;
• регистрация входящей и исходящей документации;
• создание и обработка организационных, информационных, распорядительных и иных актов (в т. ч. договоров, служебных записок и прочих);
• получение доступа к бумагам в соответствии с правами каждого конкретного участника;
• налаживание взаимодействия специалистов, проверка выполнения и проработки протоколов;
• настройка маршрутизации актов, контролирование и анализ их реализации;
• контроль трудового времени работников. Автоматическая загрузка оригиналов с электронной почты или со сканера.
5. Обмен документами по маркировке.
• получение УПД с кодами маркировки с автоматическим созданием в 1С;
• отправка данных о движении маркированной продукции в ЕГАИС, ВетИС (ФГИС "Меркурий"), ГИСМ, ГИС МТ ("Честный ЗНАК"), ГИИС ДМДК;
• гарантированная доставка документов по защищенным каналам связи.