Виды систем электронного документооборота
Основные виды электронного документооборота – внутренний и внешний.
- Внутренний ЭДО обслуживает все процессы внутри компании. Он практически не регламентируется на законодательном уровне: у каждого предприятия могут быть собственные правила, нормы, регламенты взаимодействия и обмена внутренними документами – корпоративными приказами, служебными и объяснительными записками, протоколами собраний или совещаний, заявлениями.
- Внешний ЭДО обслуживает коммуникации предприятия с контрагентами – с партнерами, инвесторами, поставщиками, заказчиками посредством актов сдачи-приемки, счетов-фактур, договоров, накладных и т. п. Еще одна разновидность внешнего ЭДО – обмен документами с госорганами (например, с пенсионным фондом, налоговой службой или Фондом социального страхования), причем в некоторых случаях именно электронная форма является обязательным условием (например, сдача бухгалтерской отчетности за год или декларации НДС, работа с товарами, которые требуют маркировки, участие в закупках или торгах).
Еще одним критерием для классификации ЭДО может быть назначение документов. По этому параметру выделяют:
- Бухгалтерский ЭДО. Существенно упрощает и ускоряет работу с огромными массивами документов – с первичной документацией, отчетностью, всевозможными справками, счетами-фактурами. Поиск нужного файла занимает считанные секунды, документы согласовываются и подписываются значительно быстрее, отчеты сдаются вовремя и не содержат ошибок.
- Управленческий ЭДО. Уставы, положения, регламенты, приказы и распоряжения необходимы, чтобы упорядочить работу внутри компании. Система управленческого ЭДО автоматизирует и упрощает создание, обработку, согласование, подписание, обмен документами, позволяет держать под контролем быстроту и качество исполнения, вести архив, где хранится история всех бизнес-процессов предприятия.
- Кадровый ЭДО. До 99 % всей документации, связанной с трудовыми отношениями, сегодня можно перевести в цифровой формат. Это избавляет от необходимости хранить огромный бумажный архив. Правда, есть ряд документов, которые должны быть оформлены по старинке – на бумаге (например, журнал инструктажа по охране труда или приказ об увольнении).
- Складской ЭДО. В складском учете отражается все, что происходит с товаром при поступлении на склад: приемка, перемещение, списание и т. д. Если каждую процедуру сопровождать отдельной бумагой, потребуется вместительная кладовая для документов. Складской ЭДО избавляет от такой необходимости и заметно ускоряет процесс.
- Архивный ЭДО. Работа с любыми документами предполагает не только их обработку и передачу далее по этапу, но и хранение. В отличие от бумажного цифровой архив занимает гораздо меньше места, не требует оплачивать работу специально обученного архивариуса, а для поиска нужного документа потребуется знание реквизитов и совсем немного времени.
Помимо перечисленных видов ЭДО могут быть и другие, например: международный (когда контрагенты находятся в разных странах), производственный, технический, технологический, конфиденциальный (или секретный). Виды электронного документооборота будут зависеть от той сферы деятельности, которую они обслуживают.
Основные задачи ЭДО и какие функции он выполняет
Ключевая цель введения ЭДО – максимально оптимизировать, упростить и ускорить делопроизводство в компании, исключить лишние расходы.
Электронный документооборот решает сразу несколько задач:
- делает прозрачными все внутренние процессы;
- повышает эффективность управления;
- обеспечивает протоколирование и автоматический контроль всех процессов;
- дает возможность автоматизировать, унифицировать, оптимизировать бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля;
- обеспечивает экономию ресурсов за счет сокращения затрат на оргтехнику и ее обслуживание, на расходные материалы и услуги почты;
- облегчает контроль за передвижением документов, позволяет исключить долгие паузы в процессе их обработки;
- упрощает и делает дешевле ведение архива документов за счет использования их электронных версий.
К основным функциям можно отнести:
- создание электронных вариантов документов и их регистрацию в системе;
- выбор необходимого формата для каждого документа;
- оформление ЭД с использованием унифицированных шаблонов (в том числе на бланке компании);
- согласование и подписание электронных версий;
- рассылка оповещений, отчетов;
- определение маршрута для каждого документа и контроль за его передвижением по внутреннему или внешнему контуру;
- при смешанном документообороте – контроль взаимодействия бумажного и электронного ДО, сохранение истории этого взаимодействия;
- формирование отчетов о передвижении документов, об исполнении задач, которые в них содержатся;
- ограничение прав доступа к определенным категориям документов.
Система электронного документооборота обеспечивает:
- Обмен документами с клиентами и поставщиками.
- помощник регистрации в качестве участника ЭД;
- приглашение контрагентов к обмену по ЭДО из программы 1С;
- создание электронного документа из документа реализации информационной базы 1С;
- подписание электронного документа несколькими сотрудниками;
- отправка и получение электронных документов, проверка ответной подписи;
- создание корректировочных документов или аннулирование;
- автоматическое формирование документов учета по входящим электронным документам;
- автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя;
- быстрый поиск с помощью фильтров и отборов при подготовке ответа на требование ФНС.
- Обмен документами с сотрудниками.
- посмотреть расчетный листок за любой период и подтвердить, что он с ним ознакомлен;
- уведомить об отсутствии (болезнь, опоздание);
- написать заявление на очередной отпуск или отпуск за свой счет;
- найти коллегу по работе в общем списке и узнать его рабочий телефон или почту;
- запросить справку 2-НДФЛ, справку с места работы;
- проверить свои персональные данные, которые хранятся в отделе кадров и заявить о необходимости их изменения.
- Обмен документами с госорганами.
- сдача отчетности во все контролирующие органы: ФНС, СФР (ПФР+ФСС), Росстат, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор, ФТС и Банк России;
- онлайн-проверка регламентированной отчетности перед отправкой в контролирующие органы;
- отправка в контролирующие органы отчетов, подготовленных в других программах; неформализованная переписка с ФНС, СФР и Росстат;
- сверки с налоговой (запросы ИОН), в т.ч. по состоянию единого налогового счета (ЕНС) и принадлежности денежных средств, перечисленных в качестве единого налогового платежа (ЕНП); сверки с СФР (запросы ИОС);
- загрузка данных электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) из СФР и отправка реестров ЭЛН и реестров прямых выплат в СФР;
- автоматическое заполнение сведений о принятых и уволенных сотрудниках и их отправка в СФР, а также отправка макетов пенсионных дел;
- отправка форм федерального статистического наблюдения в Банк России;
- получение требований и уведомлений из контролирующих органов.
- Внутренний документооборот компании.
- централизованное и безопасное хранение внутренних деловых отчетов;
- регистрация входящей и исходящей документации;
- создание и обработка организационных, информационных, распорядительных и иных актов (в т. ч. договоров, служебных записок и прочих);
- получение доступа к бумагам в соответствии с правами каждого конкретного участника;
- налаживание взаимодействия специалистов, проверка выполнения и проработки протоколов;
- настройка маршрутизации актов, контролирование и анализ их реализации;
- контроль трудового времени работников. Автоматическая загрузка оригиналов с электронной почты или со сканера.
- Обмен документами по маркировке.
- получение УПД с кодами маркировки с автоматическим созданием в 1С;
- отправка данных о движении маркированной продукции в ЕГАИС, ВетИС (ФГИС "Меркурий"), ГИСМ, ГИС МТ ("Честный ЗНАК"), ГИИС ДМДК;
- гарантированная доставка документов по защищенным каналам связи.